В 2009 году сайт городского архива Амстердама был удостоен премии как лучший архивный веб-проект: простой, но в то же время технологичный. Сотрудники архива смогли создать не просто удобный сайт, но и успешно внедрить механизмы монетизации, позволяющие переводить архивный капитал в денежный. В данной статье мы расскажем о том, как работает электронная база документов и каким образом пользователи архива участвуют в оцифровке его фондов.
В 2008 году база архивных документов Муниципального архива Амстердама была удостоена награды The Computable Award как лучший ИТ-проект года. В 2009 году официальный веб-сайт архива получил мировое признание благодаря премии ArchivesNext.com в номинации «Лучший архивный сайт» (Best Archives on the Web). Наградами в данной категориями были также отмечены Национальные архивы Австралии (The National Archives of Australia) и Библиотека и государственные архивы Мичигана (The Library of Michigan and the State Archives of Michigan). Как отметил один из членов жюри, городской архив продемонстрировал новую модель работы архивов и архивистов, которая была успешно реализована с помощью создания онлайн-системы архивных документов.
Stadsarchief Amsterdam – популярный онлайн-архив Сегодня сайт Муниципального архива Амстердама Stadsarchief Amsterdam содержит около миллиона архивных фотографий, фильмов и документов, многие из которых доступны для скачивания в цифровом виде. Ежегодно веб-ресурс посещают несколько сотен тысяч пользователей. По прогнозам сотрудников архива, в этом году количество посетителей составит порядка 700 000. Результат впечатляющий, беря во внимания тот факт, что речь идет об архивном фонде одного города.
- Объем архивного фонда: около 1 000 0000.
- Длина архивного фонда: 32 километра.
- Количество посетителей сайта: 700 000.
- Скорость сканирования: 10 000 сканов в неделю.
- Количество запросов за 15 месяцев: 35 884.
Главная страница сайта встречает посетителей лаконичным дизайном и умеренным информационным наполнением: время работы, краткая информация об архиве, новостная лента (в основном выставки) и анонсы, а также блоки с сервисами (архивная база данных, база визуальных материалов, реестры), опция подписки, приглашение принять участие в экскурсионном туре по архиву и др. В английской версии сайта представлено меньше информационных блоков, но, в отличие от голландской, есть ссылка на генеалогическую базу документов, которые были полностью переведены в электронный вид.
Основу сайта составляет архивная база данных Archives Database (голл. Archiefbank). Она представляет собой систему реестров и индексов (отдельные части реестра), в которых отражена информация практически обо всех документах архивного фонда. Подробная инструкция по использованию архивной базы данных содержится в руководстве, которое доступно по ссылке (англ.). Поиск и просмотр реестров (описательное объяснение, состав реестра – индексы, мини-картинки документов, если имеются) осуществляется бесплатно. За скачивание документов взимается плата: около 0,5 евро за один скан (плюс комиссия за транзакцию: 2,5 или 7,5 евро).
Скачивание документов электронного архиваДля того чтобы скачать архивный документ, пользователь должен зарегистрироваться. Это можно сделать как в начале своего визита на сайт, так и в конце поиска, когда нужный документ уже найден в реестре (система сама предложит сделать это, когда пользователь кликнет «купить» напротив соответствующего документа).
Для поиска документов в английской версии сайта необходимо перейти в раздел Archives Database и выбрать один из подразделов: Genealogy (генеалогические документы) или Inventories (все остальные документы). Отметим, что в голландской версии можно также выполнить поиск по базе картинок Beeldbank и библиотечному каталогу Bibliotheek.
Так выглядит страница со списком реестров:
Пример реестра 389: Archief van Louisa Augusta van Geijtenbeek. 1, 2, 3, 4… – индексы внутри реестра, в которых представлены документы и (при наличии) их сканы:
В качестве тестирования возможностей базы данных на сайте можно ознакомиться с индексом 3, который включает 9 сканов. При клике на скан изображение документа появляется на следующей странице:
Как и все реестры, архив Луизы Августы имеет краткую описательную часть (Introduction):
Как видно при просмотре в 100-процентном масштабе, скан документа выполнен в очень высоком разрешении, позволяющем исследователям работать даже с текстом плохого качества:
При необходимости можно воспользоваться фильтром «Контраст» (внизу) и перевести документ в черно-белый формат:
Генеалогическая база документов структурирована в зависимости от вида документа (паспорта, свидетельства о рождении, смерти и др.):
В каждом подразделе генеалогического каталога можно выполнить поиск по нескольким параметрам:
Пользователь может купить любой из имеющихся сканов: как одну страницу, так и все страницы индекса. Выбрать нужную опцию можно после перехода по ссылке «купить» (buy):
С каждой покупкой пользователь получает бесплатную 6-месячную подписку (Lidmaatschap Archiefbank 6 maanden) к программе-обозревателю архивной базы. Она позволяет работать с купленными сканами прямо на сайте, в том числе скачивать их любое количество раз в рамках этого срока. По прошествии 6 месяцев подписка будет продлена автоматически, но без права скачивания файлов. Все документы доступны для скачивания в формате PDF.
Сканирование документов по запросу пользователяДоступ к отсканированным копиям в высоком разрешении прямо на сайте – не единственный платный сервис, который предлагают в Stadsarchief Amsterdam. После регистрации пользователь может оставить заявку на сканирование тех документов, которые не были переведены в электронный вид (напротив таких документов есть ссылка «оцифровать» – digitize). На выполнение задания у сотрудников архива в среднем уходит около трех недель. Стоимость такого удовольствия: от 0,5 евро за один скан. Согласно статистике, приведенной на сайте амстердамского архива, за 15 месяцев работы сотрудники получили 35 884 заявок, и в среднем еженедельно в архивной базе появляется 10 000 новых сканов.
По сути эта схема работы позволяет пользователям напрямую участвовать в работе архива и практически оплачивать оцифровку его фондов. Но с некоторыми ограничениями. Некоторые реестры не могут быть оцифрованы по заказу, поскольку они являются частью непубличных (для доступа к ним разработана другая процедура) или частных архивов. Стандартное сканирование невозможно и в тех случаях, если это запрещено авторскими правами, а также если материал, на котором изготовлен документ, имеет хрупкую текстуру или сложный переплет. По отдельной договоренности сотрудники делают сканирование таких документов, но работа специалиста оплачивается по часовой ставке.
Для того чтобы отправить запрос на сканирование документа, нужно перейти по ссылке digitize:
После того как заявка была получена, сотрудники архива вручную проверяют доступность материалов и оповещают пользователя о дальнейших действиях. Как только документ был оцифрован, на адрес электронной почты приходит уведомление о том, что запрошенные сканы документов были добавлены в архивную базу данных. С этого момента (не ранее!) их можно купить по той же схеме, что и имеющиеся отсканированные документы. К оплате принимаются банковские карты (комиссия – 2,5 евро) и банковские переводы в пределах Европы (комиссия – 7,5 евро).
Альтернативный способ оплаты – покупка скан-кредитов, которые работают по тому же принципу, что и предоплатная система оплаты мобильной связи: они хранятся на пользовательском счету в системе архива в течение года. Это позволяет экономить деньги на комиссию за выполнение денежных операций.